Digitalización: la vacuna contra el estancamiento.

En Heavydots entendemos que el mejor remedio contra la crisis actual, a nivel corporativo, es mejorar y digitalizar los procesos de las empresas. Por un lado reduce costes, por otro acelera los tiempos de gestión y producción.

Si bien muchas empresas dependen de la documentación en papel para la gestión interna, las necesidades operativas y la gestión general, la digitalización de estos documentos también es importante.

La conversión de documentos en papel, a documentos digitales, aumenta la eficiencia operativa, mejora el flujo de trabajo y mejora las relaciones con los clientes y la percepción pública de una empresa. Más importante aún, la digitalización garantiza que, en caso de que los documentos en papel se pierdan o se dañen, sus homólogos electrónicos seguirán siendo accesibles. Las empresas que trabajan en los campos médico, financiero y legal son particularmente vulnerables a este respecto.

La digitalización tiene un fuerte impacto en la productividad y la rentabilidad, sin embargo, como la mayoría de las otras actualizaciones importantes en las operaciones de una empresa, implica costos y riesgos. Afortunadamente, los expertos dicen que las organizaciones pueden mitigar estos inconvenientes con una investigación, una gestión y una supervisión adecuadas del proceso.

Estas son solo algunas de las razones por las que la digitalización tiene sentido para cualquier emprendedor del siglo XXI:

1. Te ayudará a hacer frente a las emergencias.

Al archivar documentos en papel en un eficiente sistema de almacenamiento basado en la nube, puedes preparar tu empresa para cualquier tipo de desastre o emergencia. Será mucho más fácil reanudar las operaciones comerciales después de una cuarentena o una inundación, cuando la información esencial permanezca disponible en la nube. En un momento en que su enfoque como director ejecutivo estará en la gestión de emergencias, no necesitas perder tiempo y esfuerzo tratando de localizar archivos en papel o documentos posiblemente comprometidos.

2. Ahorrarás tiempo.

Una empresa que se basa únicamente en documentación en papel pierde miles de horas de empleados al año en el esfuerzo por mantener, ubicar y actualizar estos elementos. Además, muchos de esos documentos solo son valiosos en una situación específica por algunos estractos de datos que contienen. Por lo tanto, tiene sentido convertirlos a formato digital para búsquedas electrónicas según sea necesario, en lugar de que los empleados revisen grandes cantidades de texto y datos irrelevantes con la esperanza de encontrar la información exacta que necesitan.

3. Facilitará el rendimiento.

La mayoría de las empresas se enfrentan a numerosos problemas de cumplimiento, ya sea de gobiernos estatales, locales o nacionales, o de organizaciones reguladoras de la industria. Durante las últimas décadas, el gobierno ha promulgado numerosas leyes y regulaciones relacionadas con el uso de documentos por parte de las empresas. Estas regulaciones pueden tratar la privacidad del cliente, la responsabilidad financiera o los métodos de mantenimiento de registros. Las empresas que pierden documentos en papel originales que no tienen copias de seguridad electrónicas pueden enfrentar graves consecuencias por incumplimiento.

4. Aumentará la flexibilidad del horario de personal y gastos.

La digitalización proporciona una mayor flexibilidad en la dotación de personal, ya que permite que el personal trabaje de forma remota. Un beneficio adicional aquí es el potencial de disminuir significativamente la huella ambiental de una empresa. Una empresa también puede aumentar la retención cuando los miembros del personal disfrutan de la flexibilidad de poder trabajar desde casa.

Además, la digitalización puede permitir que una empresa reduzca la cantidad de espacio de oficina que necesita, reduciendo así los gastos generales.

5. Agilizará las operaciones.

Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de la gestión de su data. En pocas palabras, esta gestión debe garantizar una estrategia planificada para organizar y acceder a todos los documentos que contienen información pertinente a las operaciones de una empresa.

Estudios recientes han demostrado que los datos de mala calidad son la principal razón de los excesos en los gastos de proyectos que cuestan a las empresas millones de Euros al año. Cuanto mayor sea la visibilidad disponible para ti a través de la digitalización de documentos, más posibilidades tendrás de aumentar la calidad de la información que contienen estos archivos.

Seguirmeos compartiendo información vital para que las empresas y Pymes puedan atravesar cualquier crisis sin poner en riesgo su integridad estructural y rendimiento interno.