El cliente llevaba ya años dando servicio de trámites de vehículos a concesionarios, talleres y asesorías y como muchas empresas, lo gestionaban todo por correo electrónico y por teléfono.

Decidieron dar un paso y crear una plataforma donde ofrecer el mismo servicio pero de manera digital y por lo tanto unificar y optimizar todo el proceso con el fin de mejorar su forma de trabajar y poder atender más número de solicitudes de sus clientes.

Nos sentamos con ellos para entender las funcionalidades requeridas y los tipos de usuarios que usarían esta plataforma.

Finalmente, montamos una zona privada para los profesionales (usuarios finales) y un panel de administración para los gestores.

Y además, creamos la identidad corporativa y montamos su sitio web de presentación a través del cual poder captar nuevos clientes interesados en usar la plataforma.

También creamos una serie de herramientas internas que aporten valor a los usuarios, tales como poder consultar la base de datos de la Dirección General de Tráfico en vivo y poder calcular el impuesto de transmisiones (ITP).

A continuación destacamos algunos de los apartados que desarrollamos como parte del proyecto.

Un proyecto de estadísticas y gestiones online exige el más alto nivel de producción visual y claridad de lenguaje, para reflejar la sofisticación de las funcionalidades de la aplicación desarrollada.

Uno de los puntos fundamentales fue el de desarrollar una identidad amigabley trendy, que transmita la misma simplicidad con la que los procesos que ofrece se llevan a cabo.

El responsive es la piedra angular de nuestro procedimiento de diseño digital.

Identidad, colores, infografías, todo exige coherencia y unidad. El contenido debe ser comunicado con elegancia y claridad.

¿Cómo distinguir una empresa por encima de cientos de competidores similares? Con un diseño e interfaz asombrosos.

Identidad e infografías de la web

El usuario final accede a un dashboard limpio a través del cual puede utilizar las funcionalidades principales de creación de trámites además de poder también crear presupuestos para los mismos y de personalizar todo el aspecto con el logotipo y los datos de su empresa.

El menú le da acceso a otras herramientas complementarias, como por ejemplo calcular el impuesto ITP o ver sus facturas.

Dashboard zona privada usuario

Una de las preocupaciones principales del cliente y retos del proyecto, fue el de ver si se podía traer a su aplicación toda la base de datos de la Dirección General de Tráfico compuesta por millones de registros de transferencias, matriculaciones y bajas de vehículos.

La DGT te daba la posibilidad de solicitar manualmente a través de su web, un informe simple gratuito sobre un vehículo a través de su nº de bastidor, o bien un informe completo que es de pago.

Pero además te daban acceso gratuito a sus datos históricos, solo que lo hacía de una forma prácticamente imposible para consultar fácilmente, mediante archivos de texto mensuales con cientos de miles de registros.

No contaban con una API fácilmente integrable en una aplicación web para poder consultar esos datos en vivo.

El reto entonces consistió en montar un sistema capaz de descargar y procesar esos archivos en bruto y colocar todos los registros en una base de datos y poder actualizar y monitorear en todo momento la integridad de la misma.

Con este requisito en mente, optamos por crear en el proyecto dos bases de datos:

• La principal con el motor de MySQL, donde guardar las tablas principales tales como usuarios, trámites, etc.
• Una segunda base de datos con el motor de MongoDB, donde guardar por separado los registros de datos de la DGT.

El resultado final obtenido fue, una base de datos propia de más de 30 millones de registros que permite consultas instantáneas a partir del nº de bastidor.

Ejemplo búsqueda por nº de bastidor

Otra herramienta que el cliente quiso desarrollar para aportar más valor al usuario, fue crear una calculadora para el impuesto de transmisiones.

El algoritmo de la calculadora se basa en unos datos oficiales publicados en el BOE que contiene las tarifas para las diferentes marcas y modelos de vehículos y también contiene diferentes excepciones dependiendo de la comunidad autónoma del comprador.

Esta herramienta se integra con la aplicación de 3 formas:

• Permitiendo realizar una simple consulta
• Permitiendo crear presupuestos con un clic una vez que obtienes el coste del ITP
• Calculando el coste del impuesto, en el momento que realizas el trámite de la transferencia de un vehículo

La herramienta además de estar usada por usuarios registrados, está también en su sitio web, abierta a uso público gratuito:

https://www.cartransfer.es/calcula-transferencia/

Formulario para calcular impuesto a partir de datos vehículo

Hemos hecho brainstorming para pensar de qué manera los gestores de la plataforma procesarán los trámites que llegan de la forma más optimizada.

Llegamos a la conclusión que lo más óptimo sería montar una interfaz parecida a un sistema de tickets / helpdesk.

Por lo tanto, un trámite cuando es enviado al gestor, se convierte en un ticket, que genera notificaciones por correo y permite comentarios y cambios de estado, de esta manera hay una comunicación directa entre gestor y profesional.

El sistema lleva incorporados en la misma interfaz otros componentes que la enriquecen y la hacen cumplir con los requisitos del negocio, tales como:

• Generación de documentación precumplimentada en PDF a partir de los datos introducidos en el formulario.
• Carpeta para subir archivos adjuntos al trámite (ej: documentación comprador, vendedor, documentos firmados etc).
• Sistema de pago online mediante tarjeta.

Una de las cosas que hacía pesado el proceso de trámites, era tener que rellenar manualmente diferentes modelos de documentos que los interesados en el trámite tenían que firmar. Por ejemplo, un contrato de compraventa, una declaración, o incluso impresos oficiales de la DGT.

Lo que hicimos fue crear un sistema que usa varias plantillas PDF ya definidas y las rellena de manera automática a partir de la información que se ha tenido que introducir una sola vez en el formulario del trámite.

Es decir, con rellenar los campos, la plataforma genera 8 modelos de documentos diferentes ya rellenados y por lo tanto ahorra tiempo en la gestión.

Dado que los trámites se harían a través de la plataforma, también era importante montar un sistema de pagos mediante pasarela online de pago con tarjeta.

Por lo que construimos una pequeña experiencia e-commerce dentro de la plataforma que permita: generar pedidos, pagar con tarjeta y emitir facturas y avisos de confirmación por correo.

Este sistema lo montamos para que pueda funcionar tanto desde la zona privada para el pago de los trámites por usuarios logueados, como también se dejó disponible para usuarios no registrados para que desde el sitio web se puedan vender otros servicios a usuarios anónimos y se aproveche el mismo motor de pedidos.

Se puede probar solicitando un Informe Oficial de DGT desde el sitio web que se realiza a través del mismo motor de pedidos:

https://www.cartransfer.es/informe-oficial/

Hemos pensado en quién usará la plataforma de manera más intensa y llegamos a la conclusión que esos usuarios serán los gestores que recibirán y procesarán los trámites.

Por ese motivo, nos esforzamos en diseñar la mejor experiencia de usuario posible para que un gestor pueda fácilmente localizar y gestionar sus trámites.

El aspecto es el de un sistema de tickets, parecido a las Issues de Github, que permite al gestor filtrar u ordenar los trámites por diferentes campos, como también ver en el listado la información más relevante.

Como especialistas en tecnología, en nuestro día a día usamos herramientas como Github, Stackoverflow, Figma y con su uso identificamos patrones de usabilidad que tenemos en cuenta al crear las diferentes interfaces de una aplicación para que el resultado final sea más intuitivo para el ojo humano.

A los administradores de Car Transfer se les ha construido un backoffice de gestión desde donde supervisar y parametrizar toda la plataforma.

Este backoffice les permite realizar muchas acciones, como por ejemplo:

• Aprobar y gestionar nuevas empresas
• Dar de alta sus gestores
• Parametrizar tarifas y honorarios de los trámites
• Consultar la facturación y los pedidos
• Monitorizar y realizar mantenimiento de los datos de DGT o de la Calculadora ITP